Berechnung und Auszahlung nach Lohnlauf November als Separat-Lohnlauf

Der Lohnlauf November muss abgerechnet und verbucht sein.

Allfällige Korrekturen des Monatslohnes im Dezember, Austritte oder Rapportierungen, die nach Durchführung dieser Berechnung erfolgen, werden noch nicht berücksichtigt. Es empfiehlt sich eine Auszahlung mit dem Lohnlauf Dezember auszulösen um allfällige Differenzen zu berücksichtigen.

Das Vorgehen zur Auszahlung des 13. Monatslohnes als Separat-Lohnlauf nach dem definitiven Lohnlauf November ist wie folgt:

Öffnen Sie das gewünschte Rapportierungsjournal.

Sie finden die Funktion Berechnung 13. / 14. Monatslohn unter Navigate / Rapport.

•Wählen Sie, ob Sie den 13. oder den 14. Monatslohn berechnen möchten. Sie können im gleichen Arbeitsschritt auch beide Werte berechnen lassen.

•Bei den Abrechnungsdaten setzen Sie den Filter auf das aktuelle Kalenderjahr vom 01.01. bis 31.12.

•Die Frage, ob der aktuelle Lohn berücksichtigt werden soll beantworten Sie mit Ja und setzen Sie den Datumsfilter auf den 01.12.-31.12.

•Bei Anzahl Monate setzen Sie auf 1. Damit wird der Anteil für den Monat Dezember ebenfalls berücksichtigt. Dazu werden die verarbeiteten Lohnposten inkl. allfälliger Auszahlungen des 13. Monatslohnes berücksichtigt.

•Setzen Sie wenn gewünscht Filter auf einzelne Mitarbeitende oder berechnen Sie den 13. Monatslohn direkt für alle Mitarbeitenden.

•Im Rapportierungsjournal werden nun die Beträge des 13. Monatslohnes aufgelistet. Diese werden aufgrund der aktuellen Einstellungen in den Lohnarten berechnet. Auf dem Totalbetrag der ausgerichteten Lohnarten, die aktuell eine Pflichtigkeit für den 13. Monatslohn aufweisen wird der im Absenzenanspruch hinterlegte %-Wert berechnet.  

•Sind alle Beträge kontrolliert und in Ordnung, können diese nun mit einem separaten Lohnlauf abgerechnet und verbucht werden. Falls noch weitere Beträge mit diesem Separat-Lohnlauf ausbezahlt werden sollen, z.B. Prämien, Gratifikationen, Erfolgsanteile etc., können diese ebenfalls im Rapportierungsjournal rapportiert oder in den Lohnteilen hinterlegt werden.

•Wählen Sie 'Lohn abrechnen' und erfassen Sie den entsprechenden Abrechnungskreis.
Entfernen Sie das Flag bei Kinderzulagen um den Lohnlauf als Zusatz zu kennzeichnen. So werden keine Kinderzulagen mehr gezogen und auch der Arbeitszeitkalender (Sollzeit-/Ist-Zeit-Berechnung) wird nicht mitberücksichtigt.
Im Register Lohnteile erfassen Sie die Lohnarten, welche jetzt auch effektiv abgerechnet werden sollen. (Auszahlung 13. Monatslohn und allenfalls weitere für Prämien, Gratifikationen, etc.) Falls Sie mehrere Lohnarten berücksichtigen wollen, trennen Sie die einzelnen Lohnarten mit "Alt Gr+7".
Sie werden darauf hingewiesen, dass Filter auf Lohnarten gesetzt sind. Bestätigen Sie diese Meldung mit Ja.

•Mitarbeitende im Stundenlohn: Wenn Sie für die Mitarbeitenden im Stundenlohn auch bereits zu diesem Zeitpunkt den 13. Monatslohn auszahlen, beachten Sie bitte, dass nur die Lohnperiode Januar bis November berücksichtigt wird. Lösen Sie für die Mitarbeitenden im Stundenlohn mit oder nach dem Lohnlauf Dezember eine Restauszahlung des 13. Monatslohnes aus.

Stimmen die berechneten Beträge? Falls diese nicht den erwarteten Beträgen entsprechen, ändern Sie den Betrag nicht manuell ab. Wir empfehlen zu eruieren, woher die Differenz stammt. Bevor Sie Anpassungen an den Einstellungen vornehmen, löschen Sie die Journalzeilen.

Kontrollieren Sie dazu die Einrichtung der Lohnarten. Wollen Sie beispielsweise nur genau vom Monatslohn 1/12 als 13. Monatslohn auszahlen, dann darf nur die Lohnart Monatslohn und allenfalls noch eine Monatslohn-Korrektur-Lohnart ein Häkchen bei der Pflichtigkeit 13. ML aufweisen. Die Einstellungen richten sich nach den für Sie geltenden Bestimmungen wie GAV, OR oder Reglementen. Wir bitten Sie, diese entsprechend zu konsultieren und die Einstellungen vorzunehmen.

Sind alle Anpassungen vorgenommen, berechnen Sie die Beträge erneut wie vorgängig beschrieben. Es werden immer die aktuellsten Einstellungen bei den Pflichtigkeiten für die Auszahlung berücksichtigt.

Keine Anpassung erfolgt auf dem zurückgestellten Wert. Allfällige Differenzen zwischen Rückstellungs- und Auszahlungsbetrag soll in der FIBU resp. BBA manuell ausgebucht werden.

Die Veränderungen wirken sich auf die Rückstellung des 13. Monatslohnes des neuen Kalenderjahres aus. So wird im nächsten Jahr die Rückstellung des 13. Monatslohnes und die Auszahlung per Ende Jahr 1:1 übereinstimmen, sofern keine unterjährigen Anpassungen vorgenommen werden.

Führen Sie weitere Tests durch. Dazu stehen Ihnen die gewohnten Auswertungsmöglichkeiten des Rapportierungsjournales zur Verfügung.

Für die Auszahlung des 13. Monatslohnes nach dem definitiven Lohnlauf November starten Sie die Verarbeitung des Zusatzlohnlaufes wie vorgängig beschrieben.