Budget Strukturen

In den Listen finden Sie die "Bugdet Strukturen". Mit den Bugdet Strukturen können Sie bestimmen, in welcher Form Sie das Budget vornehmen und/oder auswerten möchten. Sie haben die Möglichkeit Strukturen nach Stellen, Mitarbeitenden, Abteilungen, usw. zu erstellen. Eine Budget Struktur kann wie folgt aussehen:

 

Budget Struktur auf Ebene Mitarbeitende:

clip3459

 

Budget Struktur nach Stellen:

clip3458

 

Im Fenster "Budget Strukturen" finden Sie folgende Felder:

Rubrikenname | Feldname

Beschreibung / Beispiel

Name

Hier können Sie einen Code vergeben.

Beschreibung

Hier können Sie eine Beschreibung eintragen.

Abrechnungskreis

Hier können Sie einen Abrechnungskreis auswählen.

Auf diese Weise ist es möglich, nur gewissen Benutzern den Zugriff auf diese Budget Struktur zu gewähren. Wenn Sie hier einen Abrechnungskreis auswählen, wird dieser auf die Budget Struktur Zeilen übertragen.

 

Über "Struktur bearbeiten" im Menüband können Sie die Struktur erstellen oder überarbeiten. Eine Budget Struktur kann manuell oder mit den Funktionen im Menüband "automatisch" eingerichtet werden.

Rubrikenname | Feldname

Beschreibung / Beispiel

Rubrikennr.

Hier können Sie eine Rubrikennr. vergeben. Wenn die Struktur über eine Funktion im Menüband erstellt wird, wird die Rubrikennr. automatisch abgefüllt. Die Rubrikennr. dient einerseits als Sortierung der Struktur und andererseits können anhand der Rubrikennr. Summen gebildet werden.

Beschreibung

Hier können Sie eine Beschreibung eintragen. Wenn die Struktur über eine Funktion im Menüband erstellt wird, wird die Beschreibung automatisch abgefüllt.

Zusammenzählung

Hier können Sie eine Formel zur Summenbildung eintragen. Wenn Sie die Struktur über eine Funktion im Menüband erstellt wird, werden automatisch Von- und Bis-Summen erstellt. Mit der Funktion "Einrücken der Budgetstruktur" wird die Summenbildung ausgeführt und die einzelnen Zeilen eingerückt.

 

Wir empfehlen mit den Arten "Von- und Bis-Summen" zu arbeiten. Denn auf diese Weise wird die Summe mit der Funktion "Einrücken der Budgetstruktur" automatisch gebildet.

Wenn Sie z.B. die Zeilen mit der Rubrikennr.1000 bis 1200 summieren möchten, können Sie die die Art "Summe" auswählen und in der Zusammenzählung 1000..1200 eintragen.

Art

Zeile:
Nur auf einer Zeile können im "Budget Schema" oder in den "Planstellen FTE Budget" Einträge vorgenommen werden.

Überschrift:
Die Zeile wird als Überschrift in fetter Schrift dargestellt.

Summe:
Die Zeile wird als Summe in fetter Schrift dargestellt. Wenn Sie Summen verwenden, müssen Sie im Feld "Zusammenzählung" die Rubrikennummer(n) eintragen, welche summiert werden sollen. Hier können Sie die gewohnten Filter von Microsoft Dynamics NAV verwenden.

Von-Summe oder Bis-Summe:
Die Zeile wird als Von- oder Bis-Summe in fetter Schrift dargestellt. Mit jeweils einer Von- und einer Bis-Summe wird die Summenbildung mit der Funktion "Einrücken der Budgetstruktur" automatisch vorgenommen.

Stelle

Hier können Sie die vordefinierte Stelle auswählen, welche zur Filterung dieser Zeile herangezogen werden soll. Mit der Funktion "Stellen einfügen" wird die Stelle automatisch abgefüllt.

Personalnr.

Hier können Sie eine Personalnr. auswählen, welche zur Filterung dieser Zeile herangezogen werden soll. Mit der Funktion "Mitarbeiter einfügen" wird die Personalnr. automatisch abgefüllt.

Abteilung

Hier können Sie eine Abteilung auswählen, welche zur Filterung dieser Zeile herangezogen werden soll. Mit der Funktion "Abteilung einfügen" wird die Abteilung automatisch abgefüllt.

Ist einer vordefinierten Stelle schon eine Abteilung hinterlegt, wird der Abteilung mit dem Auswählen der Stelle automatisch abgefüllt. Die Abteilung könnte auf der "Budgetstruktur" geändert werden.

Arbeitsort

Hier können Sie einen Arbeitsort auswählen, welche zur Filterung dieser Zeile herangezogen werden soll. Mit der Funktion "Arbeitsort einfügen" wird der Arbeitsort automatisch abgefüllt.

Ist einer vordefinierten Stelle schon ein Arbeitsort hinterlegt, wird der Arbeitsort mit dem Auswählen der Stelle automatisch abgefüllt. Der Arbeitsort könnte auf der "Budgetstruktur" geändert werden.

Abrechnungskreis

Falls Sie in der Budget Struktur einen Abrechnungskreis zugewiesen haben, wird dieser auf die Budget Struktur Zeilen übertragen.

Neue Seite

Hier können Sie einrichten, ob beim Drucken der Budget Struktur eine neue Seite beginnen soll.

Fett

Hier können Sie einrichten, ob beim Drucken der Budget Struktur eine Zeile fett formatiert werden soll.

Kursiv

Hier können Sie einrichten, ob beim Drucken der Budget Struktur eine Zeile kursiv formatiert werden soll.

Unterstrichen

Hier können Sie einrichten, ob beim Drucken der Budget Struktur eine Zeile unterstrichen formatiert werden soll.

 

In den Registern "Start", "Aktionen" und "Navigate" im Menüband der Budgetstruktur finden Sie folgende Funktionen:

Rubrikenname | Feldname

Beschreibung / Beispiel

Mitarbeiter einfügen

Mit dieser Funktion können Sie die Mitarbeitende und Vakanzen automatisch einfügen. In der Requestpage finden Sie folgende Felder:

Stichtag:
Dieses Datum wird mit dem "Austrittsdatum" der vorhanden Mitarbeitenden verglichen, um zu entscheiden, welche Mitarbeitenden eingefügt werden müssen. Wird z.B. als Stichtag der 30.09.17 gewählt und ein Mitarbeiter hat ein Austrittsdatum am 29.09.17, wird dieser nicht in die Budgetstruktur eingefügt.
Hinweis: Auf das "Eintrittsdatum" und das "Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung" findet keine Abgrenzung statt. Denn wenn z.B. im September das Budget erstellt wird und ein erfasster Mitarbeiter tritt erst im Januar des Folgejahres ein, muss dieser auch in der Budgetstruktur vorhanden sein.

Gruppierung:
Hier können Sie bestimmen, wie die Auflistung der Mitarbeitenden vorgenommen werden soll

oPersonalnummer: Die Mitarbeitenden werden ohne Gruppierung in die Budgetstruktur eingefügt.

oKostenstelle: Die Mitarbeitenden werden nach Kostenstelle gruppiert in die Budgetstruktur eingefügt. Jede Kostenstelle wird als Von- und Bis-Summe aufgeführt.

oAbteilung: Die Mitarbeitenden werden nach Abteilung gruppiert in die Budgetstruktur eingefügt. Jede Abteilung wird als Von- und Bis-Summe aufgeführt.

oArbeitsort: Die Mitarbeitenden werden nach Arbeitsort gruppiert in die Budgetstruktur eingefügt. Jeder Arbeitsort wird als Von- und Bis-Summe aufgeführt.

Nur zugewiesene Gruppierung einfügen:
Wenn Sie dieses Häkchen aktivieren, werden nur die Gruppierungen eingefügt, welchen auch Mitarbeitende zugewiesen sind. Ist z.B. eine Kostenstelle 1234 in den Dimensionswerten der Dimension "Kostenstelle" vorhanden, aber dieser Kostenstelle 1234 sind keine Mitarbeitende zugewiesen, wird die Kostenstelle 1234 nicht als Von- und Bis-Summe eingefügt.

Stellen einfügen

Mit dieser Funktionen können Sie Stellen automatisch in die Budgetstruktur einfügen. Mit dem Aufruf dieser Funktion öffnet sich ein neues Fenster "Kostenstelle". Sie können nun die Stellen durch Markieren auswählen, welche Sie in die Budgetstruktur einfügen möchten. Mit dem Button "OK" werden die ausgewählten Stellen in die Budgetstruktur übernommen.

Hinweis: Indem Sie die Ctrl.-Taste gedrückt halten, können Sie mehrere Zeilen nicht nach einander folgende Stellen auswählen.

Kostenstellen einfügen

Mit dieser Funktionen können Sie Kostenstellen automatisch in die Budgetstruktur einfügen. Mit dem Aufruf dieser Funktion öffnet sich ein neues Fenster "Kostenstellen". Sie können nun die Kostenstellen durch Markieren auswählen, welche Sie in die Budgetstruktur einfügen möchten. Mit dem Button "OK" werden die ausgewählten Kostenstellen in die Budgetstruktur übernommen. Ein Mitarbeiter, welcher auf zwei oder mehreren Kostenstellen zugeteilt ist, wird in der Budgetstruktur nach Kostenstellen zwei- oder mehrmals aufgelistet.

 

Hinweis 1: Indem Sie die Ctrl.-Taste gedrückt halten, können Sie mehrere Zeilen nicht nach einander folgende Stellen auswählen.

Hinweis 2: Wenn Sie die Kostenstellen in den Dimensionen schon mit Von- und Bis-Summen strukturiert haben, werden diese Von- und Bis-Summen auch in die Budgetstruktur übernommen.

Arbeitsort einfügen

Mit dieser Funktionen können Sie Arbeitsorte automatisch in die Budgetstruktur einfügen. Mit dem Aufruf dieser Funktion öffnet sich ein neues Fenster "Arbeitsort". Sie können nun die Arbeitsorte durch Markieren auswählen, welche Sie in die Budgetstruktur einfügen möchten. Mit dem Button "OK" werden die ausgewählten Arbeitsorte in die Budgetstruktur übernommen. Die Arbeitsorte werden als Art "Überschrift" in die Budgetstruktur eingefügt.

Abteilung einfügen

Mit dieser Funktionen können Sie Abteilungen automatisch in die Budgetstruktur einfügen. Mit dem Aufruf dieser Funktion öffnet sich ein neues Fenster "Abteilungsliste". Sie können nun die Abteilungen durch Markieren auswählen, welche Sie in die Budgetstruktur einfügen möchten. Mit dem Button "OK" werden die ausgewählten Abteilungen in die Budgetstruktur übernommen. Die Abteilungen werden als Art "Überschrift" in die Budgetstruktur eingefügt.

Einrücken der Budgetstruktur

Mit dem Einrücken der Budgetstruktur werden die Von- und Bis-Summen gebildet und die einzelnen Zeilen werde gemäss der Ebene eingerückt.

Dimensionen

Jeder Zeile kann eine oder mehrere Dimensionen als Filterkritium zugefügt werden.

Personalkarte

Wenn Sie die Budgetstruktur nach Mitarbeiter eingefügt haben, können Sie hier direkt die Personalkarte öffnen.

 

Sie können eine bestehende Budget Struktur in eine neue Struktur kopieren. Beim Kopieren haben Sie die Möglichkeit auch die in der Ursprung Budgetstruktur vorhanden Budget Posten mit zu kopieren. Um eine Budget Struktur zu kopieren markieren Sie die Struktur, welche Sie kopieren möchten und rufen im Menüband die Funktion "Kopieren" auf. Es wird ein neues Fenster mit folgenden Feldern geöffnet.

Rubrikenname | Feldname

Beschreibung / Beispiel

Ursprung Budgetstruktur

Hier wird Ihnen die Budget Struktur angezeigt, welche Sie vorgängig markiert haben.

Bezeichnung

Hier wird Ihnen die Bezeichnung der Budget Struktur angezeigt, welche Sie vorgängig markiert haben.

Neue Budgetstruktur

Hier können Sie den Namen der neuen Budget Struktur eintragen.

Hinweis: Die Beschreibung der neuen Budget Struktur können Sie nach dem Erstellen ändern.

Budgetposten kopieren

Ist dieses Häkchen gesetzt, werden die in der Ursprungs Budgetstruktur vorhandenen Budget Posten auch kopiert.

Ist dieses Häkchen nicht gesetzt, wird nur die Ursprungs Budgetstruktur kopiert (ohne Budget Posten)