EasyRapport Admin Einrichtungen

Der EasyRapport Administrator kann in EasyRapport diverse Einrichtungen vornehmen. Dies Einrichtungen werden in EasyRapport über das Zahnrad-Symbol (oben rechts) geöffnet.

ER-Zahnrad-Symbol

 

In den Admin Einrichtungen finden Sie folgende Optionen

 

Rubrikenname | Feldname

Beschreibung / Beispiel

Dashboard

Dashboard Widgets

Hier können Sie definieren, welche Widgets die Mitarbeiter im Dashboard sehen sollen.

Hinweis: Der Mitarbeiter kann die Widgets in seinen persönlichen Einrichtungen ein- bzw. ausblenden

Link-Button 1 bis Link-Button 3

Hier haben Sie die Möglichkeit drei firmenspezifische Kacheln im Dashboard anzuzeigen. Klickt dann der Benutzer auf eine dieser Kachel, wird ein neuer Tab im Browser mit der definierten Homepage geöffnet (z.B. SwissSalary Direct, Firmen-Intranet, usw.). Die Benennung der Kachel und die URL der Ziel-Homepage muss wie folgt definiert werden: Benennung der Kachel;URL

z.B. SwissSalary Direct;https://subdomain.swisssalarydirect.ch)

Rapportierung

Monatsansicht

Hier können Sie wählen, ob bei der Rapportierung die Monatsansicht ausgewählt werden kann.

Wochenansicht

Hier können Sie wählen, ob bei der Rapportierung die Wochenansicht ausgewählt werden kann.

Tagesansicht

Hier können Sie wählen, ob bei der Rapportierung die Tagesansicht ausgewählt werden kann.

Total Spaltenposition

Hier können Sie wählen, auf welcher Seite die Spalte "Total" in der Rapportierung angezeigt werden soll.

Alle Mitarbeiter anzeigen

EasyRapport kann so eingerichtet werden, dass eine Person (EasyRapport Verwalter) für mehrere Mitarbeiter die Rapportierungen vornimmt. Dies wird in SwissSalary auf der Personalkarte, Register EasyRapport im Feld "EasyRapport Vewalter" definiert. Nun können so auch Teams gebildet werden, z.B.:

Verwalter 1 für Team 1

Verwalter 2 für Team 2

 

Wenn dieses Feld aktiviert ist, kann der Verwalter 1 auch für die Mitarbeiter des Team 2 (oder umgekehrt) Rapportierungen vornehmen. Jedoch kann der Verwalter 1 nicht für den Verwalter 2 (oder umgekehrt) rapportieren und sieht auch dessen Daten nicht.

Alle Dimensionen anzeigen

Falls Sie mehrere Mandanten führen, können Sie hier wählen, ob beim Rapportieren die Dimensionen von allen Mandanten auswählbar sein sollen.

 

Hinweis: Dies wird eher in Ausnahmefällen auf "Ja" gesetzt.

Zeitstempel aktivieren

Hier können Sie wählen, ob Sie bei der Rapportierung den Zeitstempel anzeigen möchten.

 

Hinweis: Wenn Sie den Zeitstempel aktivieren, wird jeweils die Zeit über die Betätigung des Buttons "Zeit stempeln" eingetragen. Eine manuelle Zeiteingabe ist gemäss der Einrichtung "Zeitstempel editieren" möglich.

Zeitstempel editieren

Ist der Zeitstempel aktiviert, kann mit der Einrichtung bestimmt werden, ob und wenn ja, wer die gestempelte Zeit verändern darf.

Deaktiviert: Der Zeitstempel kann nicht manuell geändert werden, solange der Zeitstempel aktiv ist.

Admin: Benutzer, welche als EasyRapport Admin definiert sind, können gestempelte Zeiten manuell verändern.

Team: Der Visierer kann für sich selber und für seine Teammitarbeitende gestempelte Zeiten manuell verändern

Eigene: Jeder Benutzer kann seine eigene gestempelten Zeiten manuell verändern.

Tagesrapportierung anzeigen

Hier können Sie einstellen, ob bei Arbeitszeiterfassung die Von- und Bis-Zeit auch in der Monats- bzw. Wochenansicht ersichtlich sein soll. Ist dies deaktiviert, ist Von- und Bis-Zeit nur in der Tagesansicht ersichtlich.

Zeitaufrundung Tagesansicht

Ferien können z.B. in Stunden rapportiert aber in der Saldenübersicht in Tagen angezeigt werden. Mit dieser Einrichtung können Sie bestimmen, ab wie vielen Stunden auf einen ganzen Tag aufgerundet werden soll.

GPS-Erfassung einschalten

Ist dies aktiviert, wird beim Stempeln die aktuelle Position des Mitarbeitenden erfasst und die GPS-Koordinaten werden vom EasyRapport an SwissSalary per EasyRapport Tansfer übertragen.

 

Wichtiger Hinweis zum Datenschutz:

Beachten Sie bitte, dass diese Funktion in Bezug auf den Datenschutz heikel ist. Informieren Sie zwingend Ihre Mitarbeitenden über diese Funktion, bevor Sie diese einschalten. Nach dem Einschalten wird der Mitarbeitende bei der ersten mobile-Stempelung informiert, dass seine GPS-Position mit übermittelt wird. Er kann diese Übermittlung verweigern und/oder nachträglich aktivieren/deaktivieren. Ein Bewegungs-Abbild des Mitarbeitenden ist damit kaum möglich, da die Position nur im Zeitpunkt der Stempelung erfasst wird.

Visierung

Visum Modi

Hier können Sie bestimmen, wie die Visierung vorgenommen werden soll. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Wenn Sie z.B. "Ganze Ansicht" wählen, kann der Visierer die gesamte Ansicht visieren. Der Visierungsbutton ist sichtbar:

clip3336

 

Wenn Sie z.B nur "Pro Zeile" wählen, ist der Visierungsbutton nicht sichtbar und jede Zeile muss einzeln visiert werden:

clip3337

Visierung freigeben

Wenn Sie die Visierung einsetzen, können Sie hier wählen, ob der Mitarbeiter seine Rapportierungen zum Visieren freigeben muss.

Bei Freigabe benachtrichtigen

Wenn Sie die "Visierung freigeben" aktiviert haben, können Sie hier wählen, ob der Visierer bei der Freigabe eine Email erhalten soll.

Visierte Einträge editierbar

Hier können Sie wählen, ob schon visierte Einträge vom Mitarbeiter noch verändert werden können.

Hinweis: Dies wird nur in seltenen Fällen aktiviert.

Beim Visieren editierbar

Hier können Sie wählen, ob die rapportierten Einträge in der Visierungsmaske bearbeitet werden können.

Springer Visierung

Hier können Sie wählen, ob ein Verwalter von Springern auch die Visierung der hinzugefügten Springer vornehmen kann. Ob ein Benutzer ein Springer-Verwalter ist, wird in SwissSalary auf der Personalkarte, Register EasyRapport im Feld "Springer" eingstellt.

Visierer auch rapportieren

Hier können Sie wählen, ob der Visierer auch Rapportierungen für die ihm unterstellten Mitarbeiter vornehmen kann.

Hinweis: Wir empfehlen dies nicht zu aktivieren und rapportierte Einräge nur im Ausnahmefall durch den Visierer ändern zu lassen. Eher sollte der Mitarbeiter über die falschen Rapportierungen informiert werden.

Zeitprüfung bei Freigabe

Wenn die Rapportierungen durch den Mitarbeiter zum Visieren freigegeben werden, wird kontrolliert ob immer ein Zeitpaar vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Hinweis: Diese Option benötigen Sie nur, wenn Sie mit Zeiten (Von - Bis) und "Visierung freigeben" aktiviert haben.

Mitarbeiter-Info

MA-Info Spalten

Hier können Sie definieren, welche Salden im Dashboard Widget "Saldo" und in der Mitarbeiter-Info ersichtlich sein sollen.

Drucken / Exportieren

Downloads direkt öffnen

Hier können Sie wählen, ob beim Exportieren eine Abfrage "Datei herunterladen" erscheinen soll oder ob das Download Fenster der entsprechenden Applikation sofort erscheinen soll.

Direkt Drucken

Wenn Sie hier "Excel, PDF oder CSV" wählen, wird in der Rapportierungsmaske ein Drucker Symbol angezeigt. Wenn der Benutzer auf das Drucker Symbol klickt, wird das entsprechende Dateiformat automatisch zum Download ausgewählt.

Export Fusszeile

Hier können Sie die Fusszeile bestimmen, welche auf den heruntergeladenen Dateien angezeigt werden soll.

Darstellung

Farbe Wochentage

Hier können Sie die Farbe für die Darstellung der Wochentage auswählen.

Farbe Sa/So

Hier können Sie die Farbe für Samstage und Sonntage auswählen.

Farbe Heute

Hier können Sie die Farbe für den "heutigen" Tag auswählen.

Farbe Total

Hier können Sie die Farbe für die Spalte "Total" auswählen.

Mitarbeitercodes anzeigen

Hier können Sie bestimmen, ob die Personal-Nr. der Mitarbeiter angezeigt werden soll. Wird hier "Nein" ausgewählt, wird jeweils nur der Name und der Vorname der Mitarbeitenden angezeigt.

Dimensionscode anzeigen

Hier können Sie bestimmen, ob bei der Auswahl bzw. Anzeige der Dimensionscode angezeigt werden soll. Wird hier "Nein" ausgewählt, wird jeweils nur die Beschreibung der Dimension angezeit.

Hauptspaltenbreite min.

Hier bestimmen Sie die Spaltenbreite der Beschreibung der Rapportierungs- und der Visierungszeile

ER-Hauptspaltenbreite

Spaltenbreite min.

Hier bestimmen Sie die Spaltenbreite der Eingabefelder

ER-Spaltenbreite

Authentifizierung

Benutzerdefiniertes Passwort

Hier können Sie parametrisieren, ob die Mitarbeitenden das vergebene Initialpasswort ändern sollen:

 

Deaktiviert: Die Benutzer können das Passwort nicht ändern.

Optional: Der Benutzer kann das Passwort ändern, wenn er das will.

Erzwingen: Der Benutzer muss bei der ersten Anmeldung das Initialpasswort ändern

 

Hinweis: Hat der Benutzer das Passwort geändert und kann sich nicht mehr daran erinnern, kann per "Passwort zurücksetzen" ein neues Passwort generiert werden. Der Benutzer erhält das neue Passwort per Email.

ER-Passwort zurücksetzen

Login Speichern (Tage)

Hier können Sie einstellen, wie lange ein Benutzer EasyRapport öffnen kann, ohne das Login eingeben zu müssen. Dies funktioniert nur, wenn der Benutzer das EasyRapport-Browser Fenster ohne Logout schliesst.

Hinweis: Wenn Sie diesen Wert auf 0 setzen, wird das Login nicht gespeichert.

Session Timeout (Minuten)

Hier können Sie einstellen, nach wie vielen Minuten ein automatisches Logout vorgenommen werden soll.

Hinweis: Wenn Sie diesen Wert auf 0 setzen, wird kein automatisches Logout vorgenommen.

Inaktive MA noch anzeigen (Tage)

Hier können Sie einstellen, wie viele Tage ein Mitarbeiter noch auf EasyRapport Zugriff hat, wenn er aus der Firma ausgetreten ist.