Dossier

Sie können den Abteilungsleiter berechtigen, die Daten seiner Mitarbeitenden (Personalkarte) sowie die zum Mitarbeitenden hinterlegten Dossiereinträge einzusehen. Mittels Einschränkungen pro Dokument Typ im Mitarbeiterdossier haben Sie die Möglichkeit, einzelne Typen für den Abteilungsleiter zu sperren.

Der Abteilungsleiter muss ein Benutzer sein. Erfassen Sie zusammen mit Ihrem Administrator oder Ihrem Partner die entsprechenden Standard-Berechtigungsrollen (SWS-*; meistens nur Lese-Rechte vergeben).

Die Einrichtung geht weiter in der Personalkarte im Feld Abteilung. Weisen Sie den Vorgesetzten der entsprechenden Abteilung zu.

Wechseln Sie in die Benutzer-Einrichtung und wählen Sie die beiden Spalten Abteilungsberechtigungen und Personalnr. aus. Erfassen Sie den Abteilungsleiter unter Benutzer ID, setzen Sie ein Häkchen bei Abteilungsberechtigungen und erfassen Sie seine Personalnummer in der Spalte Personalnr.

Der Abteilungsleiter hat nun Zugriff auf die Personalkarte seiner Mitarbeitenden und kann den Inhalt einsehen. Zudem hat er Zugriff auf das Mitarbeiterdossier seiner Mitarbeitenden.

Im Mitarbeiterdossier, in der Spalte Dokument Typ, können Sie die Spalte Zugriff verantwortliche Person auswählen. Setzen Sie ein Häkchen bei den Dokument Typen, welche die verantwortliche Person auch einsehen darf.

Beispiel

Sie haben folgende Dokument Typen definiert:

- Lebenslauf

- Lohnabrechnung

- Lohnausweis

- Rapportierung

- Arztzeugnisse

Sie möchten dem Abteilungsleiter Zugriff auf alle Dokument Typen gewähren, jedoch nicht auf die Arztzeugnisse, da diese speziell schützenswerte Daten enthalten. Dann setzen Sie bitte in der Spalte Zugriff verantwortliche Person überall ein Häkchen, ausser beim Typ Arztzeugnisse.

Via 'Dossier ZIP-Archiv Import' lassen sich ganze ZIP-Archive direkt ins Personal-Dossier importieren und anschliessend direkt nach SwissSalary Direct (ausschliesslich PDF-Dateien) transferieren. Diese Funktion ist z.B. geeignet für den Massen-Upload von personalisierten Dokumenten wie z.B. einer firmenspezifischen Stundenkarte. Voraussetzung ist, dass im Datei-Namen zuerst die Personalnummer mit einem 'Underline' folgt.

Beispiel:

Versand der Stundenkarte für den Mitarbeitenden 1001 vom August 2021.

Datei:

1001_Stundenkarte 2021-08.pdf

Via der SwissSalary Direct-Einrichtung können Sie in der Option 'Dokumente senden an' wählen, ob Dokumente immer an 'alle Mitarbeitende' oder nur an 'Registrierte Mitarbeitende' versandt (SwissSalary Direct) werden sollen. Wir haben den Filter für die Option 'registrierte Mitarbeitende' verbessert.

Nebst der Lohnabrechnung und dem Lohnausweis kann neu die Rapportierungskarte auch via SwissSalary Direct versandt werden. Damit erfüllen wir einen oft genannten Wunsch unserer Kunden.

Beachten Sie bitte, dass Sie einen Eintrag im Mitarbeiterdossier erstellen müssen. Gehen Sie dazu in die Spalte Dokument Typ, wählen Sie die Spalte Bericht Zuordnung und weisen Sie den Wert Rapportierungskarte dem entsprechenden Code zu. Nach dieser Zuweisung können Sie wie von Lohnabrechnung/Lohnausweis gewohnt, die Dokumente versenden.

Die Dokumenten-Typen im Personal-Dossier können neu übersetzt werden. Im Menüband finden Sie den Punkt 'Übersetzung', wo Sie den Text des Dokumenten-Typen in eine andere Systemsprache (DES/FRS/ITS/ENU) übersetzen können. Wenn Sie z.B. die Systemsprache von 'Deutsch (Schweiz)' auf 'Französisch (Schweiz)' ändern, finden Sie den Dokumenten-Typ neu auf französisch geschrieben (sofern in der Tabelle übersetzt).

In SwissSalary 365 (Cloud) können Dokumente mittels Drag and Drop direkt ins Personal Dossier hochgeladen werden. Öffnen Sie dazu das entsprechende Dossier, wählen Sie den Dokument-Typ, klicken Sie oben auf "Importieren" und ziehen Sie dann das Dokument mit der Maus auf die Schaltfläche im Dossier. Es erscheint das Zeichen "+ Kopieren" und platzieren Sie dort das Dokument. Es wird nun automatisch ohne eine Zwischenspeicherung direkt ins Dossier hochgeladen. Dies können Sie beispielsweise aus Outlook oder aus dem Explorer durchführen.