Abrechnungskreis

In der Einrichtung des Abrechnungskreises können Sie Voreinstellungen definieren, welche bei jedem neuen Mitarbeiter nach der Erfassung des Feldes Abrechnungskreis in der Personalkarte eingerichtet wird. Diese Voreinstellungen beinhalten vor allem die pro Abrechnungskreis unterschiedlichen Sozialleistungen, wie auch die unterschiedlichen BVG- und Lohnausweis-Zuweisungen.

 

Allgemein:

Feldname

Beschreibung

Code

Pro Abrechnungskreis kann diieser Code frei ausgewählt und zugeteilt werden.

Beschreibung

Textfeld für die Beschreibung vom Abrechnungskreis (beispielsweise: ML Monatslohn, SL Stundenlohn, KA Kaderlohn).

Sachbearbeiter

Pro Abrechnungskreis kann definiert werden, wer als Sachbearbeiter auf der Lohnabrechnung ausgewiesen werden soll. Falls das Feld leer bleibt, wird auf der Lohnabrechung nichts angedruckt.

Telefon Sachbearbeiter

Die Firmenadresse sowie die Telefonnummer zieht das System direkt aus den hinterlegten Firmendaten im Navision. Unter dem Feld Telefon Sachbearbeiter haben Sie die Möglichkeit die Telefonnummer aus den Firmendaten zu übersteuern und Ihre direkte Telefonnummer einzugeben. Diese direkte Telefonnummer wird unterhalb der Firmenadresse gedruckt.

Verantwortliche

Pro Abrechnungskreis kann definiert werden, wer als Verantwortlicher auf dem Lohnausweis in der Adresse ausgewiesen werden soll.

Telefon Verantwortlicher

Die Telefonnr. vom Verantwortlichen kann in diesem Feld hinterlegt werden. Die Telefonnr. wird unterhalb der Firmenadresse auf dem Lohnausweis angedruckt. Falls dieses Feld leer bleibt, dann druckt das System die Telefonnr., welche unter den Firmendaten hinterlegt ist.

Adressencode

Soll die Lohnabrechnung im Abrechnungskreis Kader einen anderen Absender erhalten als die übrigen Mitarbeiter?

Dann erfassen Sie hier bitte die entsprechende Kontaktadresse. Der Empfänger erscheint auf der Lohnabrechnung und weiteren Schriftstücken.

Bankkonto

Die Bank können Sie hier hinterlegen. Sobald Sie für diesen Abrechnungskreis ein DTA/ISO 20022-File erstellen, erscheint automatisch diese hinterlegte Bank als Vorschlag.

Bank Zahlungsart

Sie können vordefinieren, welche Bank Zahlungsart bei der Erfassung des neuen Mitarbeiters zugewiesen werden soll. Das Feld Bank Zahlungsart können Sie anschliessend pro Mitarbeiter in der Personalkarte -> Register 'Bank' überschreiben.

Mit diesem Wert wird in der Zahlungs-Datei das Flag Salärzahlung gesetzt, damit diese Zahlungen für Dritte anonymisiert werden können.

 

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

 

Standard

Standardwert: In der Zahlungs-Datei wird beim Mitarbeiter die Zahlung als Salärzahlung klassifiziert, sofern die Bankverbindung auf den Mitarbeiter lautet

Lohn

mit dieser Zuweisung können Sie erreichen, dass jede Zahlung als Salärzahlung deklariert wird, auch bei Zahlungen an Dritte

Übrige

mit dieser Zuweisung erreichen Sie, dass das Flag Salärzahlung in der Zahlungs-Datei nicht erscheint = übriger Zahlungsempfänger

System-Journal

Pro Abrechnungskreis muss das jeweilige Rapportierungsjournal bestimmt werden, in welchem die zukünftigen Feiertage und Betriebsferien automatisch gemäss Arbeitszeitkalender erfasst werden sollen.

 

Pro Abrechnungskreis kann so definiert werden, in welchem Rapportierungsjournal diese Vorträge gebucht werden. Selbstverständlich können Sie ein bereits bestehendes Journal hinterlegen (z.B. Journal für TapBoard-Einträge etc.) oder pro Abrechnungskreis ein neues Journal erstellen.

Lohnbuchhaltungsregion

Im Feld 'Lohnbuchhaltungsregion' (Abrechnungskreis) gibt es folgende Optionen:

 

- Schweiz

- Liechtenstein

- andere

 

Wird SwissSalary in Mandanten verwendet, wo die Prüfung der Sozialversicherungs-Nummer nicht erfolgen darf (Lohn abrechnen), kann dieser Wert auf 'andere' gestellt werden.

 

Einige Kunden erstellen Abrechnungskreise für Mitarbeitende, welche keinen Lohn beziehen (z.B. für temporäre Mitarbeitende, Mitarbeitende mit Beschäftigung im Ausland usw.). Bei der ELM-Meldung sollen diese Mitarbeitende nicht berücksichtigt werden.

 

Im Abrechnungskreis, Reiter Allgemein finden Sie das Feld Lohnbuchhaltungsregion, welches im Standard auf 'Schweiz' eingestellt ist. Sie können den Abrechnungskreis, welcher nicht via ELM übermittelt werden soll, im Feld Lohnbuchhaltungsregion auf 'Andere' stellen. Dieser Abrechnungskreis wird bei der ELM-Meldung nicht berücksichtigt.

 

Druck Lohnabrechnung:

Im Register 'Druck' vom Abrechnungskreis können Sie die Saldenführung der Zeitarten auf der Lohnabrechnung steuern. Die Saldenführung können Sie je nach Abrechnungskreis individuell einrichten. Die Zeitarten werden nach Tagen oder Stunden ausgewiesen, wie entsprechend rapportiert wurde.

 

Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:

 

leer

Die Zeitarten werden angedruckt wenn ein Saldo auszuweisen ist (Standard)

unterdrücken

Die Zeitarten werden auf der Lohnabrechnung nicht angedruckt

immer

Die Zeitarten werden immer angedruckt

 

Auswahlmöglichkeiten beim 'Feriengeld Detail':

 

Standard

Das prozentuale Feriengeld wird analog zum Stundenlohn ausgewiesen

nach Vergütung

Das Feriengeld wird nur bei Vergütung ausgewiesen

unterdrücken

Das Feriengeld wird nicht angedruckt

 

Der Saldo des Personaldarlehen kann im jeweiligen Abrechnungskreis ausgeblendet werden. Wählen Sie im Register 'Druck':

 

leer

Das Personaldarlehen wird nur angezeigt, sofern ein Saldo auszuweisen ist (Standard).

unterdrücken

Das Personaldarlehen wird auf der Lohnabrechnung nicht angezeigt.

immer

Das Personaldarlehen wird immer angedruckt.

 

Anzeige EasyRapport:

 

Voreinstellung Sozialleistungen:

Die "Voreinstellungen Sozialleistungen" dienen dazu, dass beim Setzen des Abrechnungskreises in der Personalkarte bereits viele Standardfelder automatisch ausgefüllt werden. Nebst dem Feld "Lohncode" kann die "Lohnart" (in der Regel LOA 1100) vordefiniert werden. Die Lohnart darf nur beim Monatslohn in der Personalkarte erfasst werden. Beim Stundenlohn bleibt das Feld "Lohnart" immer leer.

 

Abrechnungsmethode:

Feldname

Beschreibung

Akontomethode

Mit SwissSalary können Sie für denselben Mitarbeiter mehrere Lohnzahlungen pro Monat ausführen. Falls Sie mit dem Akontoverfahren arbeiten (Akonto- / Differenzzahlung), können Sie in diesem Feld Ihre Akontomethode hinterlegen.

 

Standard (2 Zahlungen)

Der Mitarbeiter erhält am 25. des Monats die Auszahlung vor Rapportierung (Akonto), welche firmenspezifisch auf 5 Rappen genau berechnet werden kann. Falls der Mitarbeiter aus der Rapportierung noch Zulagen und Spesen erhält, werden diese nach der Rapportierung ausbezahlt.

Postenübertrag auf Folgemonat

ca. 8% der Baukonzerne. Bei diesem Lohnauszahlungsverfahren, welches aus der Zeit von BauBit 2 stammt, werden die Zulagen und Spesen des Mitarbeiters nicht sofort, sondern erst im Folgemonat ausbezahlt und verbucht. Nachteile: Der Mitarbeiter erhält seine Zulagen und Spesen jeweils einen Monat verspätet, die Saldenführung (Arbeitszeit, Ferien etc.) ist jeweils vom Vormonat, manuelle Umbuchungen in der FIBU/BBA.

Saldoübertrag auf Folgemonat

ca. 5% der Baukonzerne. Dieses Lohnauszahlungsverfahren, welches nur bei einer einzigen, grösseren Firma im Einsatz ist, werden wie beim Postenübertrag auf Folgemonat, die geldrelevanten Zulagen und Spesen erst im Folgemonat ausbezahlt, jedoch bereits im aktuellen Monat verbucht (analog Akontoverfahren). Nachteil: Kompliziertes, für den Mitarbeiter kaum mehr nachvollziehbares Auszahlungssystem.

 

HINWEIS:

Vorteile des Lohnauszahlungsverfahrens Auszahlung vor Rapportierung (Akonto):

Vollautomatische Berechnung und Auszahlung der 49. Wochenstunde gemäss Art. 26, Absatz 2 LMV 2006

Vollautomatische Berechnung der Mehr-/Minderstunden 20/100 gemäss Art. 26, Absatz 2 LMV 2006

Vollautomatische Berechnung und Auszahlung der übersteigenden Mehrstunden zum Grundlohn per Ende Monat gemäss Art. 26, Absatz 2 LMV 2006

Vollautomatische Stunden-/Tage-Berechnung mit nur einer Lohnart bei Absenzen mit 8,1 Stunden gemäss Art. 24, Absatz 3 LMV 2006

Einfache, tägliche Rapportierung via TapBoard

Der Mitarbeiter erhält am 25. des Monats die Auszahlung vor Rapportierung (Akonto), welche firmenspezifisch auf 5 Rappen genau berechnet werden kann.

Die Auszahlung vor Rapportierung (Akonto) ist ein einfacher Batchlauf, welcher kein grosses Lohn-Knowhow bedingt.

Falls der Mitarbeiter aus der Rapportierung noch Zulagen und Spesen erhält, werden diese nach der Rapportierung sofort ausbezahlt.

Es werden nicht für jeden Mitarbeiter 2 Zahlungen fällig.

Die Saldenführung auf der Lohnabrechnung ist jeweils topaktuell und zeigt die Salden per Ende Kalendermonat.

Der Transfer der Lohndaten in die FIBU/BBA erfolgt früher.

Zwischen der Auszahlung vor und nach der Rapportierung können noch sämtliche Änderungen der Stammdaten vorgenommen werden. Somit können z.B. erst per Ende Monat bekannte Änderungen der Kinderzulagen und/oder Quellensteuer noch in der Auszahlung nach Rapportierung berücksichtigt werden.

Weniger Druck für den/die LohnsachbearbeiterIn: Die Auszahlung vor Rapportierung (Akonto) erfolgt automatisch und sehr rasch.

Absenzauswertungen lassen sich jederzeit pro Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr auswerten.

Einfachste Bedienung durch den Lohnsachbearbeiter, aussagekräftige Lohnabrechnung für den Mitarbeiter.

Periode Start Tag

Auf der Lohnabrechnung können am Ende des Dokuments die 'Monatsrapportierung' (Zeit-Bewegungen des Monats) sowie die 'Saldenführung' eingeblendet werden. Die Anzeige der Monatsrapportierung wird in den Zeitarten und diejenige der Saldenführung im Abrechnungskreis gesteuert.

 

Die Anzeige der Monatsrapportierung bezieht sich immer auf die Periode der Lohnabrechnung. D.h. wurden z.B. Ferien an einem Tag im Mai 2021 erfasst, wird diese Bewegung auf der Lohnabrechnung Mai 2021 ausgewiesen. Einige Kunden arbeiten jedoch mit monatsverschobener Periode bei der Zeiterfassung. Wird kein Akonto-Lohnlauf erstellt (empfohlen bei der Verwendung und Integration von Zeitbuchungen), werden die Ferienbezüge von Ende Mai 2021 (Belegdatum ist entscheidend) nicht in der Lohnabrechnung Mai 2021 erscheinen, da diese bereits am 20. Mai 2021 erstellt wird. D.h. diese Ferienbezüge sind weder auf der Lohnabrechnung Mai 2021 noch auf der Juni-Abrechnung ersichtlich.

 

Im Abrechnungskreis im Reiter 'Akontomethode' finden Sie das Feld 'Periode Start Tag'.

 

Beispiel:

Der definitive Lohnlauf wird am 20. des Monats erstellt. Dabei werden aus der Zeiterfassung Stunden-Buchungen vom 18. des Vormonats bis zum 17. des aktuellen Monats berücksichtigt. Bitte stellen Sie den 'Periode Start Tag' auf '18'. Beim Lohn abrechnen werden nur die Zeitbuchungen mit dem Belegdatum 18. des Vormonats bis zum 17. des aktuellen Monats berücksichtigt.

 

Sollen die Bewegungen des gesamten Vormonates berücksichtigt werden, dann stellen Sie den Wert auf '1'.

 

Kunden, welche einen Akonto- und definitiven Lohnlauf erstellen, müssen diese Einrichtung nicht berücksichtigen, da die Periode der Zeiterfassung und der Lohnperiode immer 1:1 übereinstimmt.

 

 

Finanz Schnittstelle:

Feldname

Beschreibung

Zielsystem

Kunden mit der ERP-Lösung 'IFS' können von der Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle profitieren.

 

SwissSalary vefügt überr 10 Standard-Finanz-Schnittstellen zu den folgenden ERP-Lösungen:

- Abacus

- Dynamics NAV | Standard-Finanz-Schnittstelle zu Dynamics NAV und Dynamics 365 Business Central

- Dynamics 365 (AX) | Standard-XML-Schnittstelle zu Dynamics 365 Finance (ex. Dynamics AX)

- JD Edwards (Oracle)

- Sage50

- Sage200

- SAP (Excel) | Excel-Schnittstelle zu SAP

- SAP Business ByDesign

- SAP Business One

 

Beim Lohn buchen wird die Datei erstellt und im gebuchten Lohnlauf in der Infobox 'Dateien' angezeigt, wo diese jederzeit wieder exportiert werden kann.

 

Die integrierte SAP Business ByDesign-Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle verfügt auch über die Möglichkeit, die FIBU-Daten auf mehrere Dimensionen zu splitten. Da die Dimensionen in SAP Business ByDesign und in SwissSalary nicht zwingend gleich lauten, haben wir in der SAP-Einrichtung ein Mapping erstellt.

 

In den Lohnstammdaten im Menüband finden Sie die 'SAP Schnittstelle Einrichtung'. Im neuen Reiter 'Standardwerte für Daten-Export' finden Sie das Mapping:

 

- Kostenstellen-Dimension

- Kostenträger-Dimension

- Projekt-Dimension

 

Sprechen Sie sich mit Ihrem SAP Business ByDesign-Partner ab bzw. mit unseren Project Manager ab, bevor Sie die entsprechenden Einrichtungen vornehmen.

Firmennr.


 

Lohnabrechnung Bild:

Feldname

Beschreibung

Bild

Firmenlogo

Das Firmenlogo kann ein beliebiges Format aufweisen (bmp | jpg | jpeg | png etc.). Das Firmenlogo kann s/w oder farbig sein.
 

Firmenlogo

Damit das Bild korrekt im oberen Teil der Lohnabrechnung eingefügt werden kann, muss das Firmenlogo inkl. weisser Leerfläche folgende Masse beinhalten: 159,6 x 33,84 m

Falls der Kunde über kein Bildbearbeitungsprogramm wie z.B. Adobe Photoshop verfügt, dient das Word für die korrekte Anpassung.
 

a) Ein leeres Dokument im Word öffnen

b) Im Reiter ‚Seitenlayout‘ die ‚Ausrichtung‘ auf ‚Querformat‘ stellen.

c) Reiter ‚Grösse‘ auf ‚weitere Papierformate‘ klicken und untenstehende Werte einfügen:
clip3428

d) Alle Seitenränder auf 0mm stellen. OK klicken. Word korrigiert nun die minimalen Seitenränder automatisch.

e) Man erhält nun ein rechteckiges, leeres Blatt mit dem Format 15,96 cm à 3.384 cm.
clip3429

f) Nun fügt man das Original-Logo als Grafik ein. Damit man das Logo frei auf der ganzen Fläche verschieben kann, ändert man die Eigenschaften auf ‚Hinter dem Text‘. Denn die meisten Logos sind nicht linksbündig sondern zentriert oder rechtsbündig.
clip3430

g) Von diesem neu erstellten Logo auf Word macht man nun einen exakten Printshot mit einem Bildbearbeitungssystem wie z.B. HyperSnap, FullShot etc. Dieses speichert man anschliessend in ein BMP-Format. Bitte beachten, dass die Grösse dieses Bildes 30 – 50 KB nicht übersteigt.

Dieses Bild fügt man anschliessend als Import in den Lohnstammdaten von SwissSalary ein.

WICHTIGE HINWEISE: Die Grösse der Datei darf 50 KB nicht übersteigen, da die RTC-Clients beim Erstellen der Lohnabrechnung die Grösse kumulieren pro Lohnabrechnung. Bei 100 Mitarbeitern gibt dies schon ein grosses Bild.