Offene Schnittstelle

Allgemein:

Code

Codefeld für die eindeutige Bezeichnung der Schnittstelle, z.B. ZEIT oder MOBATIME etc. Sie können unbegrenzt viele Schnittstellen einrichten.
Bitte beachten Sie, dass Sie pro Code auch ein Rapportierungsjournal einrichten müssen.

Bezeichnung

Bezeichnung der Schnittstelle

Folgelohnarten unterdrücken

Einige Lohnarten ziehen automatisch auch Folge-Lohnarten mit. Dies ist oftmals bei der manuellen Rapportierung gewünscht, jedoch in Einzelfällen nicht bei automatischen Imports. Durch Setzen des Häkchens in diesem Feld, können Sie die Folge-Lohnarten unterdrücken.

 

Definition:

Datei Typ

Im Optionswert Datei Typ wählen Sie, ob Sie eine Text- oder Excel-Datei importieren möchten.

Zeichensatz

Definieren Sie im Optionswert Zeichensatz, ob es sich bei der Import-Datei um einen Zeichensatz im Format ASCII- oder ANSI handelt. Ergänzt wurde die Auswahl mit dem Zeichensatz UTF-8.

Start Import Zeile

Bestimmen Sie, ab welcher Zeile der Import starten soll. Im Excel ist dies meistens die Zeile 2, da in der Zeile 1 die Titel vorhanden sind, welche nicht importiert werden können.

Posten für ausgetretene Mitarbeiter

Beim Daten-Import über die offene Daten-Import-Schnittstelle erscheint folgende Meldung:

'Mitarbeitender ist ausgetreten. Trotzdem erfassen?' Wird diese mit 'Nein' quittiert, bricht der gesamte Import ab.

Zudem wird man mit einer Meldung darauf hingewiesen, wenn Daten mit einem Belegdatum importiert werden sollen, welche in der vergangenen Periode bereits importiert und verbucht wurden. Beim Daten-Import von sehr vielen Daten ist diese Abfrage störend.

 

In der Einrichtung der 'Offenen Schnittstelle' gibt es im Reiter 'Definition' das Ausfahlfeld 'Posten für ausgetretene Mitarbeitende' mit folgenden Optionen:

 

- Meldungen anzeigen (Status wie bisher, Meldungen erscheinen)

- Meldungen ignorieren (zeigt die Meldungen nicht an, Daten werden importiert)

- Nicht importieren (Zeilen mit solchen Meldungen werden nicht importiert)

Feld Trennung

Bestimmen Sie, wie die Felder im Import-Text-File getrennt sind; Fix oder variabel

Feld Trennung Art

Welche Art weisst die Feldtrennung auf? Zeichen oder ASCII Dec?

Feld Trennung Zeichen

Mit welchem Zeichen sind die Felder getrennt? Semikolon ';', Komma ',' etc.?

 

Datei:

Datei Import

Datei = Mit der Option Datei wird beim Import-Prozess das gewählte Verzeichnis geöffnet. Sie können dann entscheiden, welche Datei Sie importieren möchten.

Verzeichnis = Wählen Sie Verzeichnis, wenn sämtliche Dateien, welche im Verzeichnis vorhanden sind, automatisch importiert werden sollen.

 

Offene Schnittstelle Zeile:

Nun werden die einzelnen Spalten im unteren Bereich beschrieben. In dieser Maske wird die Schnittstelle der Fremdsoftware abgebildet und mit den entsprechenden SwissSalary Feldern verknüpft. Die Schnittstelle der Fremdsoftware enthält oftmals mehr Daten als im SwissSalary importiert werden.

Feldnr.

Frei wählbare, fortlaufende Nummerierung der einzelnen Felder; z.B. 1,2,3 etc. oder 10,20,30 etc.

Beschreibung

Erfassen Sie hier den Text des Feldes der Fremdsoftware; z.B. Mitarbeiternummer, Belegnummer etc.

Zuordnung

Im Auswahlfeld Mapping finden Sie Spalten, welche Sie im SwissSalary für den Daten-Import zur Verfügung haben.

Formatierung

Für den Optionswert Belegdatum muss allenfalls die Formatierung des Datums angepasst werden. Im Standard SwissSalary BAU/NAV wird das Belegdatum in folgendem Format angegeben:
Tag.Monat.Jahr = DD.MM.YYYY = 01.01.20
Tag = DD

Monat = MM

Jahr = YYYY

Vorangest. Zeichen löschen

Enthält die Import-Text-Datei allenfalls ein Sonderzeichen vor dem Wert, so kann dieses Sonderzeichen entfernt werden, indem Sie das entsprechende Zeichen in dieser Spalte erfassen.

Zeichen am Ende löschen

Damit ist es möglich, wenn Zeiterfassungssysteme ein Start und ein Endzeichen mitliefern, dies für den Import zu löschen.

 

Beispiel ist:
'M00005','Muster','Hans','1700','31.03.2012',-1.22,'Stunden','ML','',''

Faktor

Bestimmen Sie, mit welchem Faktor der eingehende Wert berechnet werden soll, bspw. wenn Sie Stunden in Minuten umrechnen möchten.

Fester Wert

In der Spalte Fester Wert können Sie einen Wert erfassen, welcher übernommen werden soll.

 

Beispiel:

Eine allfällig, vorhandene Kostenstellen-Nummer in der Import-Datei soll immer mit 9999 übergeben werden.

Ersetzen

In der Tabelle Offene Schnittstellen Werte ersetzen können Sie den Wert des Import-Files mit einem neuen Wert ersetzen.

 

Beispiel:
In der Import-Datei haben Sie z.B. den Wert 001, welcher der Lohnart 215 im SwissSalary entspricht. So können Sie in der Tabelle den File Wert 001 mit dem Import Wert 215 ersetzen. Selbstverständlich können Sie pro Zeile mehrere Werte umsetzen.

 

SALDO importieren

Sofern die Anforderung besteht, dass beim Datenimport nicht die Bewegung importiert werden soll, sondern der Saldo, gibt es für die Berechnung der Bewegung aus den beiden Saldo-Werten eine neue Funktion.

Üblicherweise importiert man die Bewegung (Ferienbezüge, Überstundenbezüge etc.). Oftmals kann die Zeiterfassungssoftware nur die Salden per Ende Monat anbieten. SwissSalary berechnet dann die Bewegung aus den beiden Saldo-Werten.

 

Beispiel:

Die Zeiterfassungssoftware überliefert an SwissSalary jeweils den Feriensaldo per Ende Monat: Ende Monat April = Feriensaldo 25 Tage; Ende Monat Mai = Feriensaldo 20 Tage

In der Spalte Ersetzen, in welcher die Lohnarten vom Fremdsystem und von SwissSalary gemappt werden, gibt es die neue Spalte Anzahl als Saldo. Sobald Sie in der Zeile ein Häkchen setzen, wird der importierte Wert nicht 1:1 an SwissSalary weitergegeben, sondern SwissSalary berechnet die Bewegung zwischen den beiden Werten und übergibt die Bewegung. Also im ob stehenden Beispiel 5 Tage.

 

Start Position

Bei einigen Dateitypen muss zusätzlich mit der Startposition gearbeitet werden. Damit wird angegeben, bei welcher Startposition ein Wert beginnt.

Feld Länge

Jedes Feld hat gemäss Schnittstellenbeschreibung der Fremdsoftware seine Feldlänge. Erfassen Sie diese Werte analog zur Schnittstellenbeschreibung.

 

Pro Schnittstelle muss ein Lohnjournal erstellt werden, die jeweilige Offene Schnittstelle dem Lohnjournal für den Import im Rapportierungsjournal zugewiesen werden. Pro Schnittstelle wird ein Lohnjournal benötigt, die Zuweisung erfolgt in der Spalte Offene Schnittstelle.

 

Der eigentliche Daten-Import erfolgt im Rapportierungsjournal. Selektieren Sie den korrekten Journalnamen, z.B. ZEIT und wählen Sie anschliessend-> Schnittstelle.