Dossier

È possibile autorizzare il caporeparto a visualizzare i dati dei suoi dipendenti (la scheda personale) e le voci del dossier relative ai lavoratori. Utilizzando le limitazioni per ogni tipo di documento nel dossier, si possono bloccare singoli tipi di documento affinché il caporeparto non li possa visualizzare.

Il caporeparto deve essere un utente. È bene registrare insieme con l’amministratore o il vostro partner i ruoli di autorizzazione standard necessari (SWS-*; in genere si concedono solo i diritti di lettura).

L’impostazione prosegue nella scheda personale nel campo Reparto dove si assegna il reparto a uno dei superiori.

Cambiare l’impostazione dell’utente e selezionare entrambe le colonne Autorizzazioni di reparto e Numero del personale. Ora si registrerà il caporeparto tramite l’ID dell‘utente, ponendo un segno di spunta nelle autorizzazioni di reparto e registrando il numero personale nella colonna Numero personale.

Ora il caporeparto ha accesso alla scheda personale dei suoi dipendenti e può visualizzarne il contenuto. Può inoltre accedere al dossier dei suoi dipendenti.

Nel dossier dei lavoratori, nella colonna Tipo di documento, si può selezionare la colonna Accessibile al responsabile, basta porre un segno di spunta nei tipi di documento che il responsabile potrà visionare.

Esempio

Si devono definire i seguenti di tipi di documento:

- Curriculum

- Conteggio salario

- Certificato di salario

- Relazione

- Certificati medici

Se si vuole garantire al caporeparto l’accesso a tutti i tipi di documenti, tranne che a quello dei certificati medici (poiché contengono dati riservati), si può farlo ponendo ovunque un segno di spunta nella colonna Accessibile al responsabile, tranne che nel tipo di documento: Certificati medici.

Tramite 'Importazione archivio-ZIP-dossier' si potrà importare l’intero archivio-ZIP direttamente nel Dossier-personale per poi trasferirlo in SwissSalary Direct (solo file PDF). Questa funzione è utile per un upload di massa ovvero per caricare documenti personali come per es. i cartellini degli orari di una ditta. Per fare ciò, è però necessario che nei nomi dei file ci sia prima il numero personale seguito da un trattino basso.

Esempio:

Invio dei cartellini degli orari del lavoratore 1001 di agosto 2021.

File:

1001_cartellino 2021-08.pdf

Tramite le impostazioni di SwissSalary Direct nell’opzione 'Inviare documento a' si può selezionare se i documenti debbano essere inviati sempre a 'Tutti i lavoratori' o solo ai 'Lavoratori registrati' (SwissSalary Direct). Abbiamo migliorato il filtro per l’opzione 'Lavoratori registrati'.

Oltre al conteggio salario e al certificato di salario si può ora inviare anche la scheda della relazione tramite SwissSalary Direct. Così abbiamo reso possibile un‘operazione che molti clienti avevano richiesto in passato.

Non dimenticate di creare una voce nel dossier del lavoratore: andate nella colonna Tipo di documento, selezionate la colonna Assegnazione della relazione e inserite nella Scheda della relazione il codice relativo. Dopodiché potrete inviare i documenti così come si fa solitamente nel conteggio di salario/certificato di salario.

Ora è possibile tradurre i tipi di documento nel dossier personale. Nella barra del menu troverete il punto 'Traduzione' in cui si può tradurre il testo del tipo di documento in una lingua di sistema (DES/FRS/ITS/ENU). Se per es. volete cambiare la lingua di sistema da 'Tedesco (Svizzera)' a 'Francese (Svizzera)', avrete poi il tipo di documento in francese (ovvero la traduzione della tabella).

In SwissSalary 365 (Cloud) tramite drag and drop si possono caricare i documenti nel Dossier personale. Basta aprire il dossier, selezionare il tipo di documento, cliccare in alto su "Importare" e spostare poi il documento con il mouse nel pulsante del dossier. Comparirà poi "+ copiare" con cui si può posizionare il documento. Così si caricherà automaticamente nel dossier senza bisogno della memorizzazione intermedia. È possibile eseguire questo procedimento anche da Outlook o da Explorer.