Rapporttypen

In der Tabelle Rapporttypen werden je EasyRapport-Gruppe die entsprechenden Rapporttypen erfasst. In der Reihenfolge, wie Sie die Rapporttypen pro EasyRapport-Gruppe erstellen, erscheint die Erfassungsmaske im EasyRapport (Web) und im TapBoard (SwissSalary).

 

Nummer

Frei definierbare Nummer für die Sortierung der Rapporttypen.

Unser Vorschlag:

Beginnen Sie mit Nr. 1000 und benutzen Sie die geraden 1000-er jeweils für Titel.

z.B.:

1000 = Arbeitsstunden

2000 = Zulagen und Spesen

3000 = Absenzen

etc.

Bezeichnung

In der Spalte Bezeichnung erfassen Sie den Text des jeweiligen Rapporttyps.

z.B. Neue Kostenstelle, Sollstunden, Iststunden, Kilometerspesen, Mittagszulage etc.

Zeilentitel

Einige Firmen erfassen im EasyRapport/TapBoard Spesen und Zulagen auf eine effektive Kostenstelle (Baustelle) und nicht auf eine fixe Umlage-Kostenstelle.

 

Diese Rapportzeilen, z.B. Mittagszulagen, Kilometerentschädigung, Baustellenspesen verfügen meistens nicht über eine eigene Titelzeile. So ist beim Ausdruck der Rapportierungskarte im EasyRapport/TapBoard nach dem Zufügen der Kostenstelle nicht mehr ersichtlich, ob diese Kostenstelle nun für die Mittagszulagen oder Kilometerentschädigung zugewiesen wurde.

 

Erfassen Sie bei Spesen und Zulagen, welche auf eine Kostenstelle (Baustelle) erfasst werden, einen aussagekräftigen Zusatztext in der Spalte Zeilentitel. Dieser Text wird vor der Kostenstellen-Nummer/Text gedruckt.

Typ

Sie können im Auswahlfeld Typ folgende Typen wählen:

- Zeile

Den Typ Zeile verwenden Sie für sämtliche Daten-Einträge, wie z.B. für die Auswahl einer neuen Kostenstelle/Projekt, sämtliche Absenz-, Zulagen- und Spesen-Typen.

- Titel

Dieser Typ wird für Titel und/oder Leerzeilen verwendet wie z.B. Arbeitsstunden, Zulagen und Spesen, Absenzen etc.

- Summe

Möchten Sie eine Zwischen- und/oder Totalsumme bilden? Dann wählen Sie den Typ Summe.

Die Summenbildung wird im Feld Zusammenzählung erfasst.

 

Die nachfolgenden Typen können nur verwendet werden, sofern Sie mit dem Zusatzmodul Arbeitszeitkalender arbeiten!

- Sollzeit

Erfassen Sie eine Zeile mit dem Typ Sollzeit. Die Sollzeit wird pro Tag anhand des vorhandenen Arbeitszeitkalenders angezeigt.

- Istzeit

Erfassen Sie eine Zeile mit dem Typ Istzeit. Sämtliche Zeitarten (produktiv- und Absenzstunden), welche in die Istzeit einfliessen, werden automatisch in dieser Zeile saldiert.

- Differenz S/I (Soll/Ist)

Die Minder-/Mehrarbeit pro Tag wird dem Mitarbeiter bereits in EasyRapport/TapBoard angezeigt.

Zusammenzählung

In der Spalte Zusammenzählung können Sie die Zeilennummern erfassen, welche zu einer Zwischen- oder  Totalsumme zusammengezählt werden sollen.

Erfassen Sie die entsprechenden Zeilennummern, z.B. 3001..3010 oder 3001|3010 etc.

Lohnart

In der Spalte Lohnart wird die Zuweisung der Rapportzeile zur Lohnart erstellt.

Beispiele zum Standard:

LA 1000 Neue Kostenstelle (Erfassung der Arbeitsstunden beim SL)

LA 1700 Neue Kostenstelle (Erfassung der Arbeitsstunden beim ML)

LA 4010 Mittagszulage

LA 4510 Kilometer-Entschädigung

etc.

HINWEIS:

Die Zeilen Sollzeit und Istzeit benötigen KEINE Lohnart!

Umwandlungs-Lohnart 1

Bei Absenzen wie z.B. Unfall, Krankheit, Mutterschaft, Schlechtwetter/Kurzarbeit etc. werden in der Regel mehrere Lohnarten für denselben Grund verwendet. Erfassen Sie in der Spalte Lohnart die Haupt-Lohnart. Der Mitarbeiter kann im EasyRapport "NUR" Unfallstunden erfassen, ungeachtet, ob es sich dabei um 100%, 90%, Karenzstunden etc. handelt.

 

Die erfassten Daten fliessen danach ins SwissSalary BAU/NAV-Rapportierungsjournal, in welchem der Lohnsachbearbeiter entscheiden muss, welche Lohnarten und Erfassungen für diesen Fall korrekt sind. Damit beim zurück schreiben der Daten nach EasyRapport per Ende Monat (nach dem Lohn buchen) die gesamten Daten wieder in einer Zeile als "Unfall" erscheinen, erfassen Sie in den Spalten Umwandlungs-Lohnarten 1 und 2 die weiteren Lohnarten.

 

Beispiel Unfall: Bestehende Lohnarten in Navision:

Lohnart 265 Unfall Lohn 100%

Lohnart 266 Unfall Lohn 80%

Lohnart 267 Unfall Karenztage

 

Erfassen Sie in der Spalte Lohnart die Haupt-Lohnart, z.B. die Lohnart 265.

In den Umwandlungs-Lohnarten 1 und 2 erfassen Sie die Lohnarten 266 + 267.

Umwandlungs-Lohnart 2

(analog Umwandlungs-Lohnart 1)

Plazierung

Im Auswahlfeld Plazierung bestimmen Sie, ob es sich um eine Lohnart mit der Eingabe der Anzahl (Anzahl Kilometer, Anzahl Stunden, Anzahl Mittagszulagen etc.) oder um eine Lohnart mit der Eingabe des Betrages (Spesen in CHF etc.) handelt.

Auswahlmöglichkeiten:

- 'blank' (leer)

Die Eingabe erfolgt als Anzahl (Standard).

- Betrag

Die Eingabe im EasyRapport/TapBoard sind immer Beträge in CHF (keine Anzahl).

Zusatztext

Im Auswahlfeld Zusatztext wird vorgegeben, ob neben der Eingabe der Anzahl oder Betrag noch ein Zusatztext erfasst werden muss (z.B. bei effektiven Spesen).

Auswahlmöglichkeiten:

- 'blank' (leer)

EasyRapport/TapBoard verlangt bei der Eingabe von Anzahl oder Betrag keinen Zusatztext.

- obligatorisch

EasyRapport/TapBoard verlangt bei der Eingabe von Anzahl oder Betrag zwingend einen Zusatztext. Ohne die Eingabe eines Textes kann mit der Datenerfassung nicht weitergearbeitet werden.

- fakultativ

EasyRapport/TapBoard verlangt bei der Eingabe von Anzahl oder Betrag fakultativ einen Zusatztext. Die Datenerfassung kann auch ohne Eingabe eines Zusatztextes abgeschlossen werden.

Verborgen

In der Spalte Verborgen können Sie mit einem Häkchen definieren, ob einzelne Rapportzeilen im EasyRapport/TapBoard im Standard ersichtlich sein sollen oder nicht. Rapporttypen, welche Sie nur sehr selten benötigen, z.B. Militär, Mutterschaft, Kurzarbeit etc. können so unterdrückt werden.

Diese Rapporttypen können vom EasyRapport-Benutzer selber aktiviert werden, falls er sie benötigt.

Die Zuweisung erfolgt im EasyRapport via verborgene Zeilen hinzufügen.

KST Rapportierung

In der Spalte KST Rapportierung bestimmen Sie, bei welchem Rapporttyp Sie zwingend die Daten auf eine Kostenstelle/Projekt schreiben müssen.

Mit der Aktivierung dieser Spalte pro Rapporttyp (mittels Häkchen), können Sie im EasyRapport/TapBoard nur Daten erfassen, sofern Sie vorher die entsprechende Kostenstelle/Projekt ausgewählt haben.

KST Zuteilung

In der Spalte KST Zuteilung können Sie die Rapportzeilen definieren, welche als Vorgabe für die Erfassung von Kostenstellen/Projekten dienen.

Beispiel:

Sie erfassen im EasyRapport bei den Arbeitsstunden die Kostenstelle A. Da auf diese Kostenstelle A auch die Reisezeit und die Mittagszulagen erfasst werden sollen, muss die Kostenstelle bei jeder Rapportzeile einzeln ausgewählt werden. Dies ist bei mehreren Kostenstellen pro Tag und Woche äusserst mühsam.

In der Spalte KST Zuteilung definieren Sie z.B. bei der Rapportzeile Reisezeit die Zeilennummer der Rapporttyps Arbeitsstunden. Dank dieser Verknüpfung wird bei der Zuweisung der Kostenstelle A in den Arbeitsstunden automatisch dieselbe Kostenstelle ebenfalls beim Rapporttyp Reisezeit erfasst.

Untere Grenze

Im Eingabefeld Untere Grenze bestimmen Sie den minimalen Wert, den ein EasyRapport-Benutzer für diesen Rapporttyp zwingend erfassen muss.

Bei der Erfassung der Anzahl Mittagszulagen dürfen z.B. nur ganze Zulagen erfasst werden, da keine anteilsmässigen Mittagszulagen zugelassen sind. Somit erfassen Sie hier den Wert 1.0.

Obere Grenze

Im Gegensatz zum Eingabefeld Untere Grenze erfassen Sie im Feld Obere Grenze den maximal möglichen Wert.

Dieses Eingabefeld ist besonders bei den Mittagszulagen nützlich, damit der Mitarbeiter nicht mehr als eine Zulage pro Tag erfassen kann. Somit erfassen Sie in diesem Eingabefeld den Wert 1.0.

Obere Grenze Sollzeit

Das Eingabefeld Obere Grenze Sollzeit wird hauptsächlich bei der Erfassung von Absenzstunden (Ferien,  Unfall, Krankheit etc.) verwendet. Mit dem Setzen des Häkchen können Sie pro Rapportzeile bestimmen, dass der Mitarbeiter nicht höhere Stunden als die maximal zulässigen Sollstunden erfassen kann. Damit kann es nicht passieren, dass ein Mitarbeiter z.B. 9h Ferien erfasst, obschon an diesem Tag nur eine Sollzeit von 8h vorgesehen ist.

Rundungspräzision

Das Eingabefeld Rundungspräzision wird meistens im Zusammenhang mit der Erfassung von Beträgen (Spesen) verwendet. Dürfen z.B. Belegspesen nur auf CHF 5.00 genau erfasst werden, so erfassen Sie bei der entsprechenden Rapportzeile den Wert 5.00.

Ohne die Eingabe einer Rundung wird der Betrag kaufmännisch gerundet.