Serienbrief

Einrichtung:

In den Lohnstammdaten -> Reiter Allgemein -> Feld Dossier Speicherungsart definieren Sie, ob die WORD-Vorlagen wie auch die WORD-Dokumente direkt in der Datenbank gespeichert werden sollen

 

Neue Dokument Vorlage erstellen:

Erstellen Sie nun Ihre erste Dokument Vorlage. Gehen Sie dazu auf Dokument Vorlage. Sie möchten z.B. eine Dokument Vorlage für eine "Arbeitsbescheinigung" erstellen.

Wählen Sie "Neu" und schreiben Sie im Code "ARBEITSBE" und in der Bezeichnung "Arbeitsbescheinigung".

Als nächsten Schritt wählen Sie bitte die entsprechenden Seriendruckfelder aus. Klicken Sie in die Spalte "Serienbrief Code" und erstellen Sie hier eine neue Einrichtung "AB" für die Arbeitsbescheinigung.

Wählen Sie nun "Bearbeiten" und erstellen Sie mit den Tabellenfeldern die gewünschten Exportfelder für Ihre Arbeitsbescheinigung. Die Tabellen "79 Firmendaten", "3009080 Personalstamm" sowie "2000000120 Benutzer" sind im Standard zugewiesen. Es können keine weiteren Tabellen hinzugefügt werden.

Die Anpassung ist so flexibel, dass Sie unter Ref. Feldname noch weitere Felder der referenzierenden Tabellen auswählen können. D.h. z.B. wenn Sie die Tabelle Abteilung auswählen, können Sie die Felder innerhalb der Tabelle Abteilung übergeben.

Sobald Sie alle gewünschten Felder aktiviert haben, wählen Sie bitte OK.

 

Neue Word-Vorlage erstellen:

Als nächsten Schritt müssen Sie nun die Word-Vorlage erstellen. Wählen Sie im Menüband die Funktion "Erstellen". Falls Sie schon eine Dokumentvorlage erstellt haben, erscheint folgender Hinweis: Möchten Sie den vorhandenen Dateianhang ersetzen?
Falls Sie die bestehende ersetzen möchten, klicken Sie "Ja". Falls noch keine Word-Vorlage erstellt wurde, erscheint diese Meldung nicht. Ein bestehende Vorlage können Sie mit "Öffnen" bearbeiten. Im geöffneten Word-Dokument können Sie nun via "Seriendruckfeld einfügen" die gewünschten Felder einfügen und Ihr Word-Vorlage erstellen (Formatierung, Logos etc.). Für die Adressangaben können Sie jeweils das Feld "Adresskopf" verwenden, dann fügt es automatisch die dazugehörenden Felder ein.
Schliessen Sie nun bitte die WORD-Vorlage (nicht speichern) und folgende Meldung erscheint: Dateianhang importieren: ARBEITSBE Arbeitsbestätigung?
Wählen Sie Ja. Die Word-Vorlage wurde nun in Ihrer Datenbank gespeichert. In der Spalte "Dateianhang (Word)" ist nun ein Häkchen gesetzt. Wählen Sie bitte noch eine Nummernserie "Word", damit die Dokumente fortlaufend nummeriert werden.

 

Sprachabhängige Vorlage erstellen:

Möchten Sie die gleiche Vorlage sprachabhängig erstellen, wählen Sie im Menüband die Funktion "Sprachen" und erfassen Sie den gewünschten Sprachcode, z.B. FRS für Französisch (Schweiz). Wählen Sie wieder die selbe Serienbrief-Vorlage wie vorhin und im Menüband "Erstellen". Das Word-Dokument wird gestartet und Sie können nun die französische Version der Word-Vorlage erstellen.

Sobald diese erstellt ist, bitte Word-Vorlage schließen (nicht speichern) und die Vorlage importieren. Sie können die Vorlage im Menüband mit "Öffnen" jederzeit wieder öffnen und verändern. Die jeweils neuste Version wird in der Datenbank abgespeichert.

 

Serienbrief erstellen für alle Mitarbeiter bzw. gewählte Mitarbeiter:

Wechseln Sie nun in die Personalliste und wählen Sie in den Serienbrief:

Wählen Sie nun die gewünschte Vorlage aus, in unserem Fall die "Arbeitsbescheinigung". Der Serienbrief startet automatisch und kann gedruckt werden.

Falls Sie diesen Serienbrief speichern wollen, können Sie dies nun direkt im Word tun.

 

Serienbrief ertellen für einzelne Mitarbeiter:

Möchten Sie die Arbeitsbescheinigung nur für einen einzelnen Mitarbeiter erstellen, wählen Sie in der Personalliste auf Dossier. Hier finden Sie pro Mitarbeiter erstellten Briefe bzw. weiteren Dokumente. Wählen Sie wiederum den Serienbrief.

Wählen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf OK. Das Word-Dokument öffnet sich. Dokument drucken und fertigstellen, nicht einfach schließen, sonst entfällt die Verknüpfung zum Mitarbeiter. Wählen Sie beim importieren OK:

Im Dossier ist nun das Dokument importiert und kann jederzeit mit "Öffnen" wieder angezeigt werden.